五一长假又要来临，虽然今年的五一有些与众不同，“非典”一个最新的名词，一种最新的最具有传染性的疾病，让无数的人深深知道了它的“杀伤力”，它打乱国家发展的计划，扰乱了人们的正常生活，也使每个人心里多了些恐惧和不安，无法用正常的心态来投入到工作和生活中，但是口罩阻隔了病毒却阻隔不了慰问、关怀、微笑和宽容，只要我们万众一心，众志成城，在科学技术突飞猛进的今天，相信我们人类一定会战胜这场灾难，最终取得胜利。

    但是就在我们为了预防“非典”而远离人群体息在家，忙着给各种家具器皿消毒杀菌，苦思冥想为自己补充营养增加免疫力来抗击“非典”的时候，你是否想到为你朝夕相处的爱机也制定一份放假大餐，让它也好好修心养性，以备长假归来，憋足劲大干一场，挽回“非典”损失？面对这场突如其来的灾难，面对这场我们必须要打赢的战争，面对那么多让我们泪流满面的感动，我们必须行动起来为日后更高效地重新投入工作做好最充分的准备。

    系统安全最重要

    加密文件有高招

    放长假最讨厌的就是别人到办公室，随便用了你的机器还可能任意打开你的资料，当然可能有时候是无心的，但是也总是会让人感觉不舒服，这样学会给自己的重要资料加密就显得尤为重要。

    很多朋友可能已经知道，最简单的加密方法就是备份文件的同时压缩文件，在压缩的过程中就可以完成加密，我们以最常用的压缩软件WinRAR为例，添加了要压缩的文件以后，在WinRAR中选择“高级”，单击出现的菜单中的“设置密码”按钮（如图1），输入文件解压时的密码（图2）。完成这个动作后，日后需要恢复备份的文档，在解压文件时，软件就会提示“请输入密码”，一般人当然看不到你的文件了，这样做的好处有两点，一是压缩文档，大大节省了占用存储空间；二是加密了文件，别人休想偷看，一举两得，何乐而不为呢？

    友情提示：千万别忘记自己设定的密码，否则就把自己拒之门外了。


图1


图2

    除了文件压缩并加密这个放之四海而皆准的方法以外，还有些软件是自带加密的，如我们最常用也是办公文档最常见的格式中，Office自身的加密功能，首先打开一个需要加密的Word文件（其他Excel、PowerPoint等文件同样适用)，选择“文件”中的“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，单击其中的“工具”按钮，在弹出的菜单中选择“常规”选项，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入需设定的密码（输入这两个密码时，可以相同也可以不同，分别的意思顾名思义，你应该明白，对于自己使用，输入一样的密码，方便记忆；如果要给别人看，还要求保密，就告诉他“打开权限密码”，自己保留“修改权限密码”，记得我的工资领导就是这么通知我的）后，单击“确定”，按系统提示再次确认“打开权限密码”和“修改权限密码”。单击“确定”，退出“保存”选项卡，返回“另存为”对话框。再保存文件，加密就完成了（如图3）。


图3

    谨防邮件中毒小诀窍

    邮件在给我们带来方便快捷的同时也成为一些黑客发起攻击的重要利用工具，邮件染毒更是麻烦，想想“非典”肆虐的时候，我们为自己的身体健康本身够费神劳力了，还要腾出大把时间进行大规模的邮件病毒清理，那么就防患于未然，提前做好邮件病毒的防护工作。

    使用公司自己的邮件程序收发邮件的朋友们想必都会装一些防毒软件，利用这些防毒软件自带的防邮件病毒功能、防火墙功能等一般来说就应该是比较安全了，例如“Norton AntiVirus”防毒软件，选择从“开始”菜单中的“程序”中找到“Norton AntiVirus”，选择“选项”中的“电子邮件防护”（图4），启动Norton AntiVirus自动防护程序就可以了。其他的杀毒软件在使用时方法与上面所介绍的大同小异，读者可自己琢磨。


图4

    还有很多用户使用网站的收费或是免费邮箱，通常这些邮箱都为用户设置了安全防范措施，尤其是收费邮箱提供的邮件防毒功能还是不错的，在这些网站接收到可能含有病毒的邮件后，系统会自动帮你清除，免费的邮箱，笔者使用微软的http://www.hotmail.com网站，也就是@hotmail.com邮箱，感觉还是挺安全的，顺便还有了MSN账号，一举两得，微软向来是重视安全工作，hotmail邮箱有“阻止发件人”“垃圾邮件设置”等功能（图5）。


图5

    文件备份无烦恼

    备份模板方便日后使用

    目前电脑普及率大大提高，人们几乎已经到了没有电脑，办公基本停止的状态，但是大多数人对于电脑的使用恐怕还是文件处理性的任务居多，对于长期使用Office办公软件的朋友们来说，恐怕都有一些自己制作的个性化模板或是符合办公规律的模板，还有创建了一些宏命令方便办公以及其他一些个性化的东西，能够直接在Word、PowerPoint里面调用，而不需要重新编辑格式，备份这些文件可以在日后归来后直接使用，即使系统损坏也不会受影响，因此重要性显而易见。

    在默认的情况下，宏命令是被存储在目录C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot 文件中，假如电脑被多用户使用，例如，添加了一个名叫taylor的用户，你还要备份C:\Windows\profiles\taylor\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot文件。将它们复制到备份的文件夹中就可以了！

    要恢复这些备份时，只要将备份的文件重新拷贝回原位置覆盖同名文件。例如如果你在使用Word时根据需要自创了一个模板，它们也被保存在上述两个目录中，但文件名是由你命名的模板名而确定的。将这些自创的模板文件（后缀名为.dot）同样备份！重装系统后，同样将备份文件拷回原文件夹。如果你在Word的“自动更正”功能中添加了许多词条，这些词条被存储在ACL文件中，告诉你一个简便方法：只要运用Windows的“查找”功能，查找后缀名为“ACL”的文件，将它们复制备份。重装系统后，将备份拷回原位置覆盖同名文件即可。

    备份邮件除隐患

    上网冲浪的用户百分之百没有不收邮件的，一般用户可能都习惯在自己的办公电脑上使用Outlook等邮件软件来收发邮件，而Outlook默认的设置是从服务器上收到邮件后立刻删除掉邮件服务器上的邮件，也就是把邮件转到本地计算机上，但Outlook里的邮件被彻底删除后，就很难恢复。使用Micosoft的“个人文件夹备份”功能就可以很好的解决问题。

    下载Micosoft的“个人文件夹备份”后执行EXE程序安装即可。选择Outlook的“文件”“备份”菜单，在弹出的对话框里单击“保存备份文件”按钮（如图6）。建议大家单击“选项”按钮，将备份文件“PST”文件保存的位置另外指定，因为默认的备份位置在C盘下面。


图6

    拒绝垃圾邮件不留情

    放假休息，一般人都会暂时告别办公室的网络，告别办公室的邮箱，但是这段日子你是休息了，垃圾邮件可是一如既往的坚守岗位，于是在你休假归来第一天上班的时候面临的状况就时垃圾邮件泛滥成灾，如果不及时清理，轻则无法接受其他邮件或是忽略重要邮件；重则邮箱报废，悔恨终身，因此保护好自己的邮箱免受垃圾邮件攻击之苦也是临走前一件重要的事情。

    正向前面所说的，一般情况下我们使用邮件接收程序都会将邮件全部转入本机，机器的硬盘空间总是比邮箱的空间要大得多，所以一般情况下每天来上班，定期察看邮件，这个问题不用担心，但是如果要长期离开，就要借助一下“垃圾邮件过滤”程序的威力了。现在各大门户网站的邮件服务功能，无论是收费还是免费邮箱几乎都提供该功能。我们还是以hotmail的免费邮箱为例，在进入邮箱后，单击左边的“垃圾邮件过滤”链接（其他邮件站点都会有类似的文字链接），然后根据提示输入拒收的邮件地址，单击“更新”就可以了。你可以在收到的垃圾邮件里单击“拒收”字样的链接来完成此功能（如图7）。


图7