我们单位每年都有大量的采购合同需要管理，但是总是非常的吃力，查找一份合同有时都要好长时间，更别提汇总合同结算数据。有时单位领导想看看合同的整体状况，我们忙了一周才理出一份非常不准确的汇总报告。这时，领导已经不耐烦了。不过，也没有办法，谁叫咱们是手工管理呢。不过现在好了，我们采用《东山合同管理专家CMEXPERTV6.0》企业版（www.gujinsoft.com）进行采购合同管理，收到明显效果。合同的执行做到有计划，合同的结款做到无疏忽。上面提到的问题，早已经无法感觉到了。当然，好东西要与大家分享，下面结合我们的实际使用经验，探讨如何使用《合同管理专家》来切实有效的提高我们的管理效率。

    下面是启动系统后的主界面，表单中央显示了合同提醒信息，明确的告诉了我们应该进行结算的合同、即将开始的合同、即将结束的合同。方便我们及时的做好准备。表单的左边列出了我们常用的管理功能和统计功能。可以看出，系统完全可以将合同涉及到的供应商、客户、项目、联系人都统一管理起来。



    还是进入我们最关心的合同管理吧。单击‘合同信息’，出现合同信息的主界面。



    页面的上端是处理合同基本情况的功能键。左边是某一合同的简况，上端的网格数据区是所有的合同列表。下端是指定的某一合同的详细情况包括：合同文件、结算安排、结算细节、合同进展、合同变更、相关项目、相关客户、相关供应商、相关联系人。可以说，跟合同相关的详细信息都用这个页面统一管理起来了。非常方便我们实际操作。

    还是让我们完整的管理一个合同来试验一下。

    单击上端的‘增加’，出现下图。



    合同相关的基本信息可以记录。并且，记录完基本信息，就方便可以记录细节信息。操作就是单击下端的相关按钮即可。例如增加合同文件，单击合同文件，出现下图



    合同文件可以管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，与word结合，功能强大且简单易用，同时管理已经签订的所有纸质和电子版文件。我们在处理原来的合同时，先用扫描仪将合同原稿扫描到word中，然后将这个word文档用合同文件管理起来，以后查找非常方便。至于起草新合同，还可以使用“起草新合同向导”， 利用系统提供的各类合同范本，轻松起草合同。我们最看好东山合同管理专家的一个原因是他有强大的合同金额结算处理能力。包括结算安排和结算细节。具体说，我们采用结算安排记录合同签订后我们与供应商之间何时应该进行结算。合同结算细节则具体记录每次结算的真实情况。这样，我们可以对合同的安排和实际的结算进行对照。在实际使用中，我们感觉非常方便。

    通常，我们的合同金额都不会一次性结清，合同签订后，我们就可以做出金额结算安排，估计出每次结算的时间和金额，系统自动计算结算安排金额总额，提示与合同总金额的差额；并默认结算日期前七天提醒用户进行金额结算。





    可以看到，合同管理专家对结算安排和结算细节的设计确实是非常细致和人性化的。大大节省了我们工作的时间和降低了复杂度。

    我们选择东山合同管理专家还有一个重要原因就是他的统计功能既强大而操作又非常简单。

    单击合同统计，出现下图，系统提供的合同统计功能确实相当强大，包括明细统计和汇总统计，可以按设定的条件统计出系统中项目金额、合同金额、未结金额、已结金额总计和小计，这些统计都是通过简单的拖放字段的形式来完成的。如2003年各月份签订的各项目中合同金额的总计和小计。



    此外，还可以进行汇总统计，并用图形的方式非常直观地表示出来。



    结合结算金额统计、已结未结金额统计、合同文件、合同变更统计，我们完全可以依据这些信息进行供应商管理、客户管理、合同管理和财务规划。

    利用合同管理专家我们还可以进行客户管理、供应商管理、项目管理，限于篇幅，以后我们再交流关于这些方面的使用与管理经验。

    系统适用范围：

    各企事业单位的采购合同管理，包括银行、政府、院校、研究所、物资公司、电厂、大型企业招投标项目管理。

    1、可以帮助行政及法律部门有条不紊地管理好合同文稿，方便查询；

    2、帮助采购和财务部门把握合同的执行和费用结算情况，做好结款准备；

    3、帮助相关的合同管理人员按照一定的条件查询和统计合同的签订、执行和结款情况。