Microsoft Excel是大家常用的制作报表软件。每到月底、年底，单位都要使用Excel制作报表，并且这些报表的数据量都是非常庞大。通常是在单机环境下由每个员工完成其中一部分，最后交给某人汇总，这个过程是非常麻烦的，报表的生成往往需要很长的时间。现在简单了，有了EXCEL服务器，在网络环境中，多个用户协作工作，以前需要花一周时间的报表，现在十分钟就可以做完！

    一、 准备工作

    安装EXCEL服务器之前，首先要做些准备工作，保证系统中安装了EXCEL服务器所必须的软件。笔者以Windows2000 Server网络操作系统为例组建网络报表协作平台。

    1、 Excel服务器2003

    它是网络报表协作平台的核心组件，分为服务器端和客户端两部分。实现Excel数据网络集中管理，并支持多种用户权限管理功能，保证数据信息的安全性。

    试用版下载地址：http://www.skycn.com/

    2、 MS SQL Server2000数据库管理系统

    MS SQL Server2000是微软推出的大型商务数据库管理系统平台，EXCEL服务器需要此数据库系统的支持才能正常运行。

    3、 Microsoft Data Access Components (MDAC)

    需要安装微软数据访问组件2.6（MDAC）以上版本，它保证了EXCEL服务器能正常访问MS SQL Server2000数据库。MDAC已经集成在EXCEL服务器安装软件包中，不需要额外下载。

    二、 EXCEL服务器的安装

    首先，要在Windows2000 Server服务器上安装MS SQL Server2000数据库管理系统，并且保证有系统管理员（sa）访问权限。

    ①选择服务器组件

    运行EXCEL服务器安装程序，填写好用户信息和指定服务器安装目录后，弹出“安装类型”对话框，在EXCEL服务器上要选择 “安装客户端和服务器”，然后连续点击“下一步”按钮。

    ②安装MDAC组件

    接着同意用户许可协议，这时安装程序会检测系统中是否已经安装了MDAC组件，如果没有，就弹出“Microsoft Data Access Components2.6安装”对话框，点击“完成”按钮就开始安装该组件。

    ③安装EXCEL数据库

    完成MDAC组件安装后，就开始安装EXCEL服务器，安装过程中会弹出“安装数据库”对话框（图一），在“服务器名”栏中输入SQL Server服务器名，然后选择“用SQL Server帐号登录”，在“管理员口令”栏中输入“sa”用户密码，最后点击“确定”按钮，完成数据库的安装。

    完成以上操作后，就完成了EXCEL服务器的安装



    三、 EXCEL服务器的初始化

    EXCEL服务器虽然已经安装完成，但还不能使用，需要配置初始化信息。

    1、 连接EXCEL服务器

    服务器端，点击“开始程序Excel服务器Excel服务器管理台”，在弹出的“ExcelServer”窗口中展开“Excel服务器”，右键点击“ES管理台”，选择“连接”选项，接着弹出“连接Excel服务器”对话框，在“服务器名”下拉列表框中选择Excel服务器，然后使用“sa”帐号登录，该帐号的初始化密码为空，最后点击“确定”按钮，登录到Excel服务器（图二）



    注意：登录Excel服务器后，首先要修改“sa”帐号密码，在左栏中选择“用户”，然后在右栏中右键点击 “sa”帐号，选择“所有任务更改口令”后，就可以进行密码修改。

    2、 EXCEL服务器属性设置

    右键点击“组织机构”选项，在快捷菜单中选择“属性”，弹出Excel服务器属性设置对话框，在“基本信息”标签页中填写企业名称、地址、邮编、电话等信息，然后切换到“补充信息”标签页，完成开户银行、帐号、税号、法人代表等信息的设置。完成以上设置后，“组织机构”名称就被企业名称代替。如笔者的Excel服务器组织机构名称变成“阜阳市民用航空局”。

    3、 部门设置和用户帐号创建

    用户要连接到Excel服务器，首先要设置部门和创建用户帐号。

    右键点击“组织机构”选项，在快捷菜单中选择“新建组织机构”，弹出“部门信息设置”对话框（图三）。



    如要新建一个名为“通信站”的部门，在“部门编号”栏中输入编号，注意：部门编号标识是唯一的，不能出现重复。在“部门名称”中输入“通信站”，在“上级部门设置”下拉列表框中选择“阜阳市民用航空局”，最后点击“确定”按钮就完成部门的创建。

    完成部门创建后，就可以为该部门创建新用户了。右键点击“用户”选项，在快捷菜单中选择“新建用户”，弹出“用户设置”对话框（图四），



    在“姓名”栏中输入用户真实姓名，然后在“所在部门”下拉列表框中指定用户所属部门，接着设置用户的登录帐号和口令，指定用户拥有角色，最后点击“确定”按钮即可。

    为了方便管理用户，可以在Excel服务器中创建多个角色，这个角色就相当于Windows的用户组，将功能相似的用户指定到同一个角色中。此外，Excel服务器还提供了系统日志、对活动用户的管理、报表管理、数据规范和数据类型定义等功能，由于笔者使用的Excel服务器2003试用版，某些功能受到限制，就不在详细介绍了。

    四、 多用户协作操作

    客户端也要安装EXCEL服务器程序，但要注意在“安装类型”对话框中选择“仅安装客户端组件”，完成安装后会在Excel主菜单中出现“Excel服务器”选项。

    1、 客户端连接Excel服务器

    运行Excel程序，点击“Excel服务器连接”，弹出“连接Excel服务器”对话框，在“服务器名”中选择Excel服务器，然后在“用户名”和“口令”栏中输入用户帐号名和密码，点击“确定”按钮登录到Excel服务器。

    2、 新建Excel网络报表模板

    登录到Excel服务器后，主菜单中会多出“报表设置”和“报表管理”两个菜单选项。点击“报表设置新建”，弹出“新建报表模板向导”对话框，下面我们要创建一个名为“货物报表”的模板，选择“新报表”，点击“下一步”，在接下来的对话框中填写报表编号（图五），



    然后在“报表名称”栏中输入“货物报表”，另外还要选择报表类别，点击“下一步”，然后指定填报单位和送报单位，接着指定该报表填报的角色和查阅的角色，最后点击“完成”按钮。

    接下来，用户就可以设计以上创建的“货物报表”了，设计完成后，点击“报表设置保存模板”，弹出“保存报表模板”对话框，单击“保存”按钮后，就完成货物报表模板的新建。

    3、多用户协作操作

    完成了网络报表模板的创建后，多个用户就能协作完成货物报表的填报工作了。

    用户运行Excel，登录到Excel服务器后，点击“报表管理报表填报”，弹出“打开模板”对话框（图六），



    选择刚才新建的货物报表模板，点击“确定”按钮，就可以开始填报工作。这里要注意，用户帐号必须对报表有填报权限。

    在Excel服务器中，每个用户只需要完成各自的报表填报工作，最后Excel报表数据的统计和汇总由指定的用户完成。而Excel报表的维护工作是由服务器完成的，不需要用户的干预。完成填报工作后，点击“报表管理保存”，就能将货物报表数据保存在Excel服务器中。

    使用Excel服务器实现报表多用户协作是不是很简单，不但降低了员工的工作量，而且还简化了操作过程，还犹豫什么，赶快架设您的Excel服务器吧！