办公用品的管理繁杂琐碎，大到一套办公桌椅、一个文件柜，小到一支笔、一张便笺条，遗漏其中任何一项物品都会给办公带来不便，你是否就在为此而烦恼呢？当然，你可以选用一套单独的办公用品管理系统来进行管理，但你是否更想尝试一下将办公用品管理与整个企业的办公协同起来共同运作呢？下面我们就来体验一下如何将企业的日常办公与办公用品的管理合二为一、协同运作。

    首先，我们选用办公与客户管理系统来进行办公用品的购买、保管、发放管理，具体操作流程如下：



    下面我们就来建立完备的购买、发放记录和用品管理档案，实现对办公用品的统一购买、保管与发放，以此规范办公用品的管理，节省开支。

    1. 拟定采购计划：办公用品的采购可以安排在月末进行，这样就不会影响下月的正常办公。同时，根据月末统计的实际用量与库存情况可以切实制定采购计划，避免铺张浪费。

    每月末各部门将所需办公用品清单上报至综合管理处，综合管理处则根据实际用量和库存情况制定采购计划，上报总经理批准：



    在制定好采购计划后，我们可以在“收支明细”中建立帐单，就可以把计划与相关帐目关联，以后在查看采购计划时就可以查看到相应用品的收支情况。

    2. 到帐金额记录：在制定采购计划时，由于在“任务成员”中加入了总经理和财务，无需专门通知，他们即可在系统主界面任务计划栏看到采购计划。采购计划批准后，综合管理处主任在财务处领取的资金就要落实到帐：



    3. 支出金额记录：资金到帐后就开始购买办公用品，并按每一项物品的购买发票登记入帐，做到每一物品均有帐可查：



    4. 用品设备的发放与保管：

    ① 发放：办公用品发放一般可安排在每月月初，这样便于发放管理。当然，我们既拟定了用品采购计划，也可制定一份用品发放计划，这样可以简化工作，提升工作效率：哪些部门已领取、由哪个人领取、物品名称、数量、规格型号、领取日期等等均可一一记录，月底时方便清点。



    在办公用品发放计划的“日程安排”中新建日程，在主界面就有提醒，发放后将状态改为“完成”，就知道哪些部门已经发放。在“内容”中注明领取人、用品名称、数量、规格型号，发放情况如何一目了然，很方便哦^_^。

    ② 保管：我们可以按月制定用品设备管理计划，物品普查、保管可建立为日程提醒，每月工作即可轻松安排。其间如有某项设备需要维修、更换配件，可在“收支明细”中建立帐单，方便月末清点，相关的记录可在“相关资料”中建立文档，实现档案管理。



    5. 月末收支统计：月末需要统计该月各项支出与总拨款是否平衡，我们当然不必将所有帐单加合，使用系统中的统计功能就可以轻松得出结论：



    当我们选择统计日期后，所有支出帐单就会列在右侧，方便查询。在查账时如果需要查询某一类别的帐单，可以借助系统强大的查询功能：



    6. 账本帐单的打印：如果需要打印某一账本或帐单，系统的打印功能早已为你制好了纯文本的打印格式，只需选中需要打印的那个账本或帐单即可预览打印。如果需要也可以将账本、帐单导出为Execl文件，适合某些企业的需要。



    使用这款软件的计划和账本功能来管理办公用品的确很方便，但它最大的优点并不仅仅在于此，而在于办公用品管理与企业日常办公可以协同起来共同运作管理，以此打造一种全新的企业管理模式，全面提升工作效率，您不妨也来试试？（软件名称：总管家办公客户管理系统网络专业版； 免费下载地址：www.timenote.com）