一、通过 OneNote 网页版发起人员共享

当你需要精确控制访问与编辑权限时，使用网页版是最稳妥的选择。它能让你为不同成员设置权限，并随时调整。

首先，使用你的Microsoft 365 工作或学校账号登录 OneNote 网页版。

打开目标笔记本，点击左上角的文件菜单。

找到共享选项，选择与人员共享。

关键设置步骤

在右侧的“To”框里输入协作者的邮箱地址。

如果对方没有 Microsoft 账户，请点击“收件人不需要 Microsoft 帐户”旁的下拉箭头。

将其改为选择“收件人需要使用 Microsoft 帐户登录”，以确保身份可控。

接着，点击“收件人可以编辑”旁的下拉箭头。

将权限调整为“收件人只能查看”。

最后，确认设置无误，点击共享按钮即可发出邀请。

二、生成并分发共享链接

当需要快速共享或嵌入会议邀请时，生成链接是最有效率的方式。此方式适合信息敏感度不高的场景。

操作起点同样是 OneNote 网页版。

进入文件→共享→与人员共享。

在左侧导航栏点击获取链接。

权限设置与使用

在右侧的“选择选项”区域，明确链接权限：

• 允许编辑
• 或仅限于仅查看

点击创建链接后，系统会生成专属URL。

立即点击旁边的复制按钮。

之后，可将此链接粘贴到 Teams、Outlook 邮件或共享屏幕中，收到链接的人点击即可打开。

三、借助 Teams 聊天内嵌笔记协作

如果你和团队的交流主要在 Microsoft Teams，此方式将格外顺手。它直接在聊天上下文中创建笔记，便于关联和查找。

打开 Microsoft Teams 中对应的群组聊天窗口。

在聊天输入框右上方，找到书本形状的打开笔记图标，并点击它。

在新笔记页中，为讨论起个标题（例如“3月9日项目同步会”），即可记录议程、要点和行动项。

高效协作技巧

记录时，活用@提及功能来标记具体负责人。

被 @ 的成员会在其 To Do 和 Planner 应用中收到提醒，任务分配一目了然。

即使关闭笔记窗口，它也会保留在该聊天顶部的笔记标签页里，所有成员可随时编辑或补充。

四、确保笔记本位于 OneDrive 或 SharePoint

这是实现一切共享功能的基础前提。OneNote 的协作机制依赖于云端存储后台。

若笔记本只保存在本地或个人普通 OneDrive 文件夹，所有共享选项均不可用。

新建云端笔记本

在 OneNote 桌面客户端，点击文件→新建。

在弹出的窗口中，按Shift+Tab键，将焦点导航到保存位置选择区域。

使用方向键定位到“OneDrive – 组织名称”或具体的“SharePoint 网站”路径，按 Enter 确认。

输入笔记本名称并点击创建后，系统通常会询问是否邀请他人，此时可直接进入共享设置。

迁移现有本地笔记本

右键点击原笔记本的分区标签，选择移动。

在目标位置中选择你在 OneDrive 上创建好的新笔记本。

逐个分区进行迁移即可。

五、手动触发同步保障协作实时性

多人同时编辑时，偶尔会出现同步延迟。主动同步可确保所有人视图立刻刷新。

在 OneNote 桌面客户端，点击文件→信息。

你会看到查看同步状态的选项。

同步操作步骤

点击后，弹出共享笔记本同步对话框，其中列出了所有笔记本的同步状态。

找到需要同步的笔记本条目，在其右侧点击立即同步按钮。

若要更新所有打开的笔记本，直接点击对话框顶部的全部同步即可。

稍等片刻，状态栏显示同步完成，即表示最新更改已上传云端。

其他协作者只需刷新页面，即可看到所有更新。