每次期末考试结束，试卷批完，我都会从教导处接到一个大任务：算分数。

本学期，全校共有在籍学生1600名，从一年级到六年级，共33个班级。本任务，就是要算出所有学生的语文、数学、英语三门课程的总分，并计算出班级平均分和年级平均分。批卷教师负责将成绩输入电脑，然后传到我这边。先便将所有成绩汇总到下列表(图1);

图1 数据整合完毕

该表中，包含如下字段：年级、班级、姓名、语文、数学、英语和总分。数据准备好了，我的工作开始了!

一、准备工作

数据是有了，可不好看。某些列太小了，数据挤在了一起，看起来不方便。没关系，调整一下即可。要调整列宽，方法有很多。以下方法能够精确地控制列的宽度：

1. 右击所需要调整的列(比如F)，在弹出的菜单中选择“列宽(C)...”(图2);

图2 右键F列，选择“列宽”菜单项

2. .输入你所需要的数值后，敲“回车”或点击“确定”(图3)。

图3 输入精确的数值后回车

调整列宽的另一种更快捷的操作，就是用鼠标直接拖曳，移动鼠标到两列之间的竖线上，鼠标呈双向箭头图案，按住鼠标左键(图4)，

图4 鼠标移动到两列的中间，按住左键

拖动到适当位置后释放鼠标左键。如果此时你没有拖动，而是双击，则会自动将该列设定为“最适合的列宽”。

我们可以在同时选中多列后，通过调整其中一列的列宽，一次性地对所有选中列的列宽进行调整(调整后，所有选中的列，列宽都相等)。

二、计算总分

总分的计算，应该是比较简单的。

单击总分列中，第一个要计算的单元格G3，然后移动鼠标，单击公式工具栏的“fx”按钮(图5)，

图5 插入函数

在打开的对话框中，找到“SUM”函数(图6)：

图6 插入函数对话框

双击或者点击确定按钮后，在G2单元格中得到如下显示(图7)：

图7 插入SUM函数后

鼠标鼠标移动到D2，按住鼠标左键，移到F2，释放鼠标左键，敲击回车(图8)：

图8 鼠标选择要参与计算的单元格

如果你对函数比较熟练，那么通过下面的方法，会让你的操作更快捷：鼠标单击单元格G3，键盘输入：“=SUM(D3:F3)”(注意标点符号应为英文输入法状态下的字符)，回车。完成!

当然，除此之外，你也可以试试“常用工具栏中”的“自动求和”按钮(图9)。

图9 自动求和按钮

算完一个，就可以利用自动填充的操作来完成其余部分了。将鼠标移动到已经计算好的G3单元格下方(图10)，

图10 鼠标移到单元格右下角

在出现黑色十字的时候，按住鼠标左键，往下移动(图11)，

图11 自动填充

即可完成下方单元格的求和计算。

三、计算年级平均分

在总分算出来后，就该计算年级平均分了。

我们再来回顾一下现在的数据。第一行是列名“年级、班级、姓名、语文、数学、英语、总分”(图12)。

图12 完成总分计算后的数据

单击表格中任意一格，执行菜单操作：数据，分类汇总(图13)，

图13 菜单：数据->分类汇总

得到如下对话框(图14)：

图14 分类汇总

由于我们是要分别计算每个年级的语文、数学、英语和总分的平均分，所以需要对“年级”字段进行分类，汇总方式是“平均值”，选定汇总项是：“语文、数学、英语、总分”，点确定后，得到如下结果(图15)：

图15 分类汇总结果

请注意左上角，多了三个按钮：1，2，3。

在点击按钮“1”后，显示总平均值(提示：点击按钮“+”可全部展开)(图16)：

图16 全校总平均数

点按钮“2”后，多出来各年级的平均值(图17)：

图17 各年级平均数

点按钮3后，即为分类汇总执行完毕之后的显示界面。可调整一下列宽，使表格显示更为美观(图18)：

图18 调整列宽后效果

4.计算班级平均分

完成了年级平均数的计算，接下来就是班级的了。

我们先计算一年级各班的平均数。点击“一 平均值”前的“+”按钮展开一年级的全部数据，并选中所有一年级的数据(图19)：

图19 选中一年级所有数据

然后再次执行菜单操作：数据，分类汇总(图20)：

图20 再次执行分类汇总

由于这次，我没有选择第一行的数据，所以这次的分类汇总操作界面，也就不再显示年级、班级等字样，而是选中数据中的第一行的内容。所以，应该如图20那样进行设置。确定后，点按钮“2”，得到如下结果(图21)：

图21 点按钮“2”后显示结果

接下来，我点击“二 平均值”前面的那个“+”按钮，对二年级的数据也进行一次分类汇总(图22)：

图22 二年级分类汇总

剩余年级，如法炮制即可。

如果在第三步，先计算了班级平均分，那么很遗憾，就没法计算年级平均分了。

5.数据修整

完成计算之后，还需要调整一下单元格列宽，使表格显示更美观。

5.1. 按照1.2中方法修整列宽。

5.2. 点击按钮“2”，显示所有的平均值，选中需要调整的所有数据(图23)：

图23 选中需要修整的所哟平均值

5.3. 点击格式工具栏上的“减少小数位数”按钮(图24)：

图24 增加/减少小数位数

左边的，是“增加小数位数”，右边的，是“减少小数位数”，按一次，增减一位。平均数，我们要保留两位小数的。如结果中出现“######”，则是因为列宽不够造成的(图25)。

图25 列宽不够，导致数据显示不正常

可通过修整该列列宽以解决(图26)

图26修整列宽后正确显示数据

最后，我们给表格添加一个表头，就大功告成了!(图27):

图27 最终效果

表格制作