在日常办公中，自定义序列这功能，说小不小，说大不大。但用好了，效率能提升一个档次。拿Excel来说，我们经常要输入星期、月份、甚至公司部门名称。每次手动敲一遍，烦不烦？其实，让Excel“记住”这些顺序，就是自定义序列的活儿。

Excel中的设置方法

操作很简单：打开Excel工作表，点“文件”选项卡，然后选“选项”。在弹出的“Excel选项”对话框里，找到“高级”这一项。往下翻，在“常规”区域里，有个“编辑自定义列表”按钮——对，点它。

这时候会弹出“自定义序列”对话框。在“输入序列”那个文本框里，按顺序输入你要定义的序列内容。每输一项就按一次回车换行。比如，要定义一个“星期一、星期二……星期日”的序列，就依次输入这些内容。输完后，点“添加”按钮，新序列就会出现在左边的“自定义序列”列表框中。

如何使用自定义序列

定义好了之后怎么用？在单元格里输入序列的起始项，比如“星期一”。然后拖动单元格右下角的填充柄（就是那个小方块）。向下或向右一拉——剩下的一周日子，Excel自动给你填得整整齐齐。你输“一月”，它就能依次补上“二月”“三月”……省不省心？

从现有工作表导入

除了手动输入，还有一个更省事的方法：从现有工作表里导入。在“自定义序列”对话框里点“导入”按钮。然后选中包含你想要的序列的单元格区域，点“确定”——这些数据就直接变成你的自定义序列了。换句话说，你平时维护好的名单、部门列表，一键导入就能用。

在Word和PPT中同样适用

别以为这功能只能在Excel里耍帅。Word和PowerPoint里也一样好使。比如在Word里，你要频繁输入一长串地址（例如各个分公司的地址）。按上面Excel的方法设置好自定义序列之后，在正文里输入起始地址，再拉填充柄——剩下的地址自动冒出来。再也不用一遍遍复制粘贴了。

在PowerPoint里呢？做目录的时候，如果有一堆自定义的章节顺序，比如“概述、现状分析、方案设计、实施计划、预算、总结”。设置好序列后，在文本框里输入“概述”，拖一下填充柄，后面全齐了。目录制作从半小时变成30秒。

图表中的进阶用法

更进阶一点的用法：自定义序列还能用在图表里。比如你设置了月份的自定义序列（1月、2月、3月……）。在创建图表时，分类轴就会乖乖按照你的月份顺序排列，而不会因为数据源顺序乱了就自动排序乱掉。图表清晰、直观，汇报的时候底气都足一点。

总结

说到底，自定义序列就是让Office记住你的“套路”，然后帮你重复执行。花几分钟设置一次，以后每次用都能省下几秒钟。别忘了，小细节积累起来，就是效率的大提升。

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