WorkBuddy 文件批量处理实战：4 个场景从"手动半天"到"一句话搞定"

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目录

• 准备好测试数据
• 批量重命名照片
• 自动整理下载文件夹
• 合并多个 Excel 文件
• 批量提取 PDF 内容
• 写指令的通用技巧
• 总结

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一、先准备好测试数据

不要怕搞坏自己的文件。

下面的操作，全部可以在一个临时测试文件夹里完成。

第一步：创建一个测试文件夹

在电脑任意位置（比如桌面）新建一个文件夹，命名为：

然后在里面再新建 4 个子文件夹：

第二步：往每个文件夹里放测试文件

你可以手动创建，也可以让 WorkBuddy 帮你生成。

下面是手动准备的清单：

子文件夹	需要准备的文件
1-批量重命名/	复制 5~10 张照片进去，名字越乱越好，比如 IMG_20260801_143022.jpg
2-整理文件夹/	复制 10~15 个不同类型的文件进去：文档、图片、压缩包、安装包、音乐、视频
3-合并Excel/	创建 3~5 个结构和列名相同的 Excel 文件，比如 1月销售明细.xlsx
4-提取PDF/	准备 3~5 份格式类似的 PDF，比如合同、发片、简历

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二、场景 1：批量重命名照片

适用情况

手机/相机导出的照片名字是 IMG_xxx、DSC_xxx，看着头疼。

想按"旅行_001"、"旅行_002"这种规则统一编号。

数量太多时，手动改名会非常低效。

跟着做

第 1 步：选中目标文件夹

在 WorkBuddy 左侧文件面板，或者直接把 1-批量重命名 文件夹拖进对话框。

第 2 步：输入指令

把下面这句话原样复制，粘贴到对话框里发送：

第 3 步：确认执行

WorkBuddy 会在右侧"变更"面板列出即将重命名的文件。

确认无误后，让它执行。

第 4 步：查看结果

打开文件夹，你会看到文件名已经变成整齐的编号。

指令变体

你想要的规则	可以说
按日期 序号	把照片重命名为"2026旅行_001"、"2026旅行_002"
保留部分原文件名	把"IMG_"开头的照片重命名为"照片_原日期_序号"
只改扩展名	把文件夹里的 .jpg 文件全部改成 .png

常见问题

Q：如果文件名已经包含中文，会被改坏吗？

不会。

你的指令说"保留原来的 .jpg 后缀"，WorkBuddy 会只改你指定的部分。

Q：编号从 001 还是从 1 开始？

你可以在指令里指定。

想要 001 就写"三位数编号"，想要 1 就写"从 1 开始编号"。

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三、场景 2：自动整理下载文件夹

适用情况

下载文件夹里文件堆成山，找东西很困难。

想按"图片""文档""压缩包""视频"自动分类。

如果不想手动拖来拖去，这个场景很适合用 WorkBuddy。

跟着做

第 1 步：把目标文件夹发给 WorkBuddy

把 2-整理文件夹 拖进对话框，或者告诉它路径。

第 2 步：输入指令

第 3 步：检查分类结果

WorkBuddy 会告诉你它把每个文件放到了哪里。

打开文件夹看一眼，确认没问题。

指令变体

你想要的分类方式	可以说
按时间（年月）	按文件的修改日期，分成"2026-01""2026-02"这样的月份文件夹
按项目	按文件名中的项目前缀，把相同项目的文件放到一个文件夹
只整理某类文件	只把这个文件夹里的图片单独放到"图片"文件夹

常见问题

Q：它会把我的文件弄丢吗？

不会。

只要你的指令里有"不要删除"，它就是移动/复制，不会删除。

第一次操作前建议先备份。

Q：分类标准可以自定义吗？

可以。

你可以直接告诉它你的规则，比如"所有带'报销'两个字的文件放到'报销'文件夹"。

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四、场景 3：合并多个 Excel 文件

适用情况

每个月都有一份销售明细，年底需要汇总。

多个分表结构相同，要合并成一张总表。

合并后还要排序、去重时，这类操作尤其适合批量处理。

跟着做

第 1 步：确认 Excel 结构一致

打开你的测试文件，确保每个表格的列名相同。

比如都是：月份、产品、销售额、数量、区域。

第 2 步：把文件夹发给 WorkBuddy

把 3-合并Excel 文件夹拖进对话框。

第 3 步：输入指令

第 4 步：下载并检查结果

WorkBuddy 会自动生成一个新的 Excel 文件。

生成后不妨打开检查一下：各个月份的数据是否都已完整写入，排列顺序是不是也正确。

指令变体

你想要的操作	可以说
只合并某些列	只合并"产品""销售额""数量"这三列
按某列汇总	合并后按月份汇总每个月的总销售额
生成图表	合并后生成一个按月份展示销售额的柱状图

常见问题

Q：列名不完全一样怎么办？

最好先把列名做统一。

如果暂时不方便改，也可以直接在指令里告诉 WorkBuddy："列名可能存在差异，把'销售额'和'金额'视为同一列"。

Q：合并后格式乱了怎么办？

如果涉及复杂格式（颜色、公式），建议让 WorkBuddy 只合并数据，格式手动调整。

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五、场景 4：批量提取 PDF 内容

适用情况

一堆合同、发片、报告，只想提取关键信息。

不想一份一份打开复制。

如果还需要把信息汇总成 Excel/CSV 表格，这个场景会非常省时间。

跟着做

第 1 步：确认 PDF 内容可读

确保你的 PDF 是文字版（不是扫描的图片）。

如果是扫描件，需要先 OCR 识别。

第 2 步：把文件夹发给 WorkBuddy

把 4-提取PDF 文件夹拖进对话框。

第 3 步：输入指令

第 4 步：核对提取结果

WorkBuddy 会生成 CSV 文件。

打开后对照原始 PDF，检查关键信息是否正确。

指令变体

你想要的信息	可以说
发片信息	提取发片的发片代码、发片号码、金额、开票日期
简历信息	提取每份简历的姓名、电话、邮箱、工作年限
提取全部文字	把每个 PDF 的文字内容分别保存成 txt 文件

常见问题

Q：PDF 是图片扫描件怎么办？

在指令里加一句"先对 PDF 进行 OCR 文字识别"，或者先用其他工具把 PDF 转成可编辑文本。

Q：提取的信息不准确怎么办？

这是正常的，AI 提取可能会有误差。

建议第一次少提取几份，核对准确后再批量处理。

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六、写指令的通用技巧

把这 6 招记住，以后给 WorkBuddy 下文件处理指令会更准：

技巧	说明	示例
说清目标	告诉它你要什么结果	"合并成一个 Excel"
指定路径	拖进文件夹或写明路径	"处理 E盘工作报表 这个文件夹"
说明规则	重命名/分类的标准要说清楚	"按文件扩展名分类"
保留什么	防止误删误改	"保留原文件，不要删除"
输出格式	明确要生成的文件类型	"输出为 CSV 文件"
命名规范	指定结果文件名	"命名为 年度汇总.xlsx"

一个万能模板

照着这个模板填空，基本不会出错。

• 处理对象是谁
• 你要完成什么操作
• 按什么规则处理
• 需要保留什么内容
• 最终输出为什么格式
• 结果文件命名为什么

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七、总结

场景	过去手动做	用 WorkBuddy 做
批量重命名	逐个右键改名，10 个文件 5 分钟	一句话，3 秒完成
整理文件夹	手动拖拽分类，容易遗漏	一句话，自动分类
合并 Excel	打开、复制、粘贴、对表头	一句话，自动生成汇总表
提取 PDF	逐个打开，手动复制信息	一句话，批量生成 CSV

如果你是第一次用 WorkBuddy 处理文件，建议按这个顺序练：

重命名 → 整理文件夹 → 合并 Excel → 提取 PDF

前面两个最安全。

后面两个涉及数据，操作前记得先备份。

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