Word的修订模式，对于经常改合同、审论文、校项目方案的人来说，基本是绕不开的工具。

核心价值在于“全程留痕”。谁删了哪句话、谁加了哪些内容、谁动了格式，所有操作都会被自动标注出来，一清二楚。

不过，一个需要纠正的常见误区是：很多人以为把“修订”按钮点灰就万事大吉了，但这才完成了一半。要彻底关闭，必须把文档里已有的所有改动都处理掉，要么接受，要么拒绝，一个都不能留。

先在审阅里打开修订

打开目标Word文档，直接点顶部菜单栏的「审阅」选项卡。

在功能区找到「修订」按钮，单击激活。之后，你所有的输入、删除、格式调整，都会被完整记录下来。

如果旁边的标记选项显示的是「所有标记」，文档会直接铺开所有修改痕迹。多人核稿的时候，这个模式最直观。

修改时看清楚每一处痕迹

修订开启后，新增的文字默认会带不同颜色，删掉的内容会显示删除线或批注标记。

如果打开左侧的修订窗格，还能一次性看到总共有多少处改动。

审稿时别只盯着正文里变红的地方看，最好配合「上一处」「下一处」按钮逐条跳转检查。因为格式调整这种改动，很容易被忽略。

把别人修改的内容逐条处理

如果这份文档后续要发给领导、客户或老师，最好先把所有修订痕迹处理干净。

还是回到「审阅」选项卡，点击「接受」就能保留当前这处修改，点击「拒绝」就能撤回改动，恢复原文。

需要逐条核对的话，就配合「上一处」「下一处」按钮挨个跳转，一处一处确认。

彻底关闭修订要分两步

第一步，点「审阅」栏里的「修订」按钮，把它按灭。这一步是让后续新输入的内容不再生成新的修订痕迹。

第二步，把文档里已经存下的旧改动全部处理完。操作方式有两种：

• 确认所有修改都要留，就点「接受」的下拉菜单，选「接受所有更改」。
• 这些修改全不要，就点「拒绝」的对应选项，选「拒绝所有更改」。

很多人以为点灰「修订」按钮就是彻底关了，其实那只是停止记录新的改动而已。文档里之前的红字、删除线、批注标记都还在，你把文件发出去，别人照样能看到这些痕迹。所以，最终定稿之前，一定要把存量的修订全部清干净。

只想临时隐藏，不要当成关闭

界面上的「所有标记」「简单标记」「无标记」都只是痕迹的显示方式。选了「无标记」之后，页面看起来干干净净，像没有任何修订，但所有改动记录其实还藏在文件里。

别人拿到之后，只要切回「所有标记」，之前的所有痕迹就会立刻冒出来。

要交正式文件的话，一定得用「接受所有更改」或者逐条点接受、拒绝的方式收尾，不能只切显示模式。

保存前再检查批注和修订窗格

修订都处理完之后，再打开修订窗格扫一眼，确认里面没有剩余的改动记录。

再翻一遍批注区，看看有没有漏掉的评论。

最后，单独存一份终稿，文件名里可以加个「定稿」或者当天的日期，别和带修订痕迹的审阅版搞混了。

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