想在Word里批量生成个性化邀请函？不用挨个手动改内容。操作很简单：先把邀请函正文做成模板，打开「邮件」选项卡，走邮件合并流程。

连上提前整理好的Excel名单，把姓名、班级、签到地点这类可变字段插到对应空位。最后预览一遍就能全部生成。

这个方法特别适合已整理好名单字段的邀请函、通知函、活动确认函。

注意：别用带合并单元格、空表头的Excel当数据源，很容易出问题。

准备工作：备好这两份文件

动手之前，先备好两个文件：一份是做好内容框架的Word邀请函模板，一份是存了所有收件人信息的Excel名单。

Excel的第一行必须写清楚对应字段名，比如「姓名」「学校」「签到时间」「签到地点」。下面每一行只放一个收件人的完整信息。字段名起得越清晰规整，后面插合并域的时候越不容易选错。

先在邀请函里留出要替换的位置

打开你的Word邀请函模板。所有要根据名单自动变化的位置，先空出来，或者用占位词标好。

比如「亲爱的____同学」「邀请您参加____届同学聚会」。后面插入合并域时，光标直接放在这些提前留好的空位上。别把字段插到整段文字外面，不然排版容易乱。

从邮件选项卡启动信函合并

点顶部菜单栏的「邮件」选项卡，再点「开始邮件合并」，类型选择「信函」。如果怕自己漏步骤，也可以选「邮件合并分步向导」。

右边会弹出邮件合并任务窗格，跟着提示走。新手用这个不容易乱，每一步都能看到当前进度。

选择Excel名单作为收件人列表

接下来点「选择收件人」，选「使用现有列表」，找到你之前存好的Excel名单导入。导完之后点一下「编辑收件人列表」，核对总记录数对不对。

检查有没有多余的空白行、重复姓名，或者不小心选了其他工作表的内容。如果里面有无效记录，直接在这里取消对应勾选就行，不用回头改Excel。

把合并域插入到对应文字位置

把光标挪到邀请函里对应的空位上，点击「插入合并域」，选对应的字段，比如「姓名」或「学校」。字段插完会显示成带标记的合并域格式。

插完后，挨着前后的文字检查一遍，尤其是称呼后面的空格、标点，还有后面跟着的“同学”两个字。别到时候生成出来字挤成一团。

预览结果并切换几条记录核对

所有字段都插完，点击「预览结果」。用界面上的上一条、下一条按钮，切换不同收件人的内容查看。至少翻前几条核对：姓名有没有正确替换、学校字段会不会错位、名字长的有没有把行距撑变形。

哪里出问题，就退回到模板页面，调整光标位置，重新插一次字段就行。

完成合并，生成全部邀请函

预览确认所有内容都没问题，点击「完成并合并」。可以选择「编辑单个信函」生成新文档，也可以直接点击打印。需要留底的话，优先选编辑单个信函。

Word会把所有收件人的邀请函整合成一个新文档，方便你统一检查页码、换行和调整打印范围。

合并生成的新文档，别直接覆盖原来的邀请函模板。先另存一份单独的成品，再抽查第一页、中间页和最后一页。确认姓名、学校、时间、地点都能正常替换，每页邀请函没有断行错位。这批个性化邀请函就可以直接打印，或者转成PDF发出去了。

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